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概述
填制凭证功能主要完成会计凭证的录入、修改、删除及打印,具体包括:按列表查询凭证、增加、复制、修改、作废(恢复)凭证、删除凭证、联查原始单据、打印凭证,可以录入调整期凭证、生成协同凭证及始终以当前有效科目版本进行制单。

关键应用

制单节点可完成:

  1. 查询凭证:查询后可执行修改、纠错、删除、作废、复制、打印、导出、空号查询、增加等操作;
  2. 新增凭证:包括输入摘要、科目、辅助核算、金额等,保存校验借贷平衡;保存现有凭证为常用凭证,通过调用凭证模板带入相关保存信息;通过复制凭证新增凭证;
  3. 凭证处理:包括执行现金流量分析和保存;往来核销(可录入业务日期和核算号);新增调整期凭证,录入期初调整凭证、汇总显示等;
  4. 联查功能:包括联查科目余额,联查科目发生序时账,联查预算;联查目的和来源凭证;
  5. 凭证即时折算;
  6. 分录即时核销;
  7. 分录快速分摊;
  8. 快速生成周期凭证。
凭证列表

字段

核算账簿:由所选择的核算账簿带入,不可修改。选择账簿时支持多选,参照用户有权限的账簿,默认为个性化中心中设置的账簿。

凭证号:用于判断凭证的唯一性。系统默认按照凭证类别从1开始按月排号,凭证排号同受如下参数的取值控制:”凭证号是否允许修改“、”凭证起始编号“、”凭证是否序时控制“、”凭证是否自动补号“ 。

系统 :标识凭证形成的来源系统。

期间:终止期间包含调整期,被查询凭证可包含调整期凭证。例如:3月份有调整期,会计期间若选择 03~03,查询结果只包含 03 月份正常凭证,不包含 03A 调整期凭证;会计期间若选择 03~03A,查询结果不仅包含 03 月份正常凭证,而且还包含 03A 的调整期凭证;若选择 03~04,则 03A 的调整期凭证也包含在内。

按钮

凭证查询:

首先选择核算账簿;

根据凭证状态,可查询已审核、未审核、待审核、、已签字、未签字、待签字、已记账、未记账、待记账等各状态的凭证或全部凭证;

系统支持在查询出符合条件的凭证后,勾选“将查询结果添加到已有结果后面”;

可按摘要、科目编码、本币金额作为条件进行查询,其中:摘要、科目编码条件支持多个条件值及通配符模糊匹配查询;按对方科目查询是指选定科目编码后,再选定对方科目,确定后即可把符合所选科目及对方科目条件的凭证查询显示出来;

终止期间包含调整期,被查询凭证可包含调整期凭证。如3月份有调整期,会计期间若选择 03~03,查询结果只包含 03 月份正常凭证,不包含 03A 调整期凭证;会计期间若选择 03~03A,查询结果不仅包含 03 月份正常凭证,而且还包含 03A 的调整期凭证;若选择 03~04,则 03A 的调整期凭证也包含在内;

可按凭证是否已进行过折算、折算凭证是通过折算生成还是非折算生成的标准,以及是否差异凭证组合作为条件进行查询;

当选择自定义条件时,系统提供数量、原币、结算方式、结算号、票据日期等项的勾选、其中结算方式、结算号、票据日期等条件支持多个条件值及通配符模糊匹配查询,用户可在此基础上进行各种条件的组合查询。点击〖下一步〗进行具体条件值的设置,点击〖上一步〗选择要查询的自定义条件。

新增:点击新增钮,系统将弹出卡片编辑界面进行凭证新增及制单过程,可通过手工新增、调用常用、调整凭证等方式增加凭证。

修改:列表界面下选取某行记录(即某张凭证),再点击该按钮,即切换到卡片编辑界面,如果在卡片界面下可直接修改。

删除:常规情况下只允许删除未审核或未签字的凭证(根据参数”是否本人删改凭证“取值,若选择为是,则只能本人删改凭证);另,根据参数”外部导入凭证是否允许删除“的取值,可动态控制总账系统可否删除其他业务系统经由会计平台传递过来的佳话凭证。

作废/取消作废:发现凭证不再需要或有问题时,可执行作废,作废的凭证若还需进行作废凭证处理,则可在执行删除前取消作废。

打印 分为打印列表、打印凭证、打印清单。打印清单指在列表界面对选中的凭证列表进行打印;打印卡片是针对某张卡片或某批卡片进行打印;打印列表是打印列表界面下的所有数据。
打印受“GL082凭证打印时检查断号”、“GL036制单后是否立即打印”等账簿级参数影响。

空号查询: 查询出凭证号为空的凭证。

凭证卡片

卡片界面下可直接执行凭证编辑、打印、存为常用凭证、联查、折算、核销、现金流量分析等各项操作,也可通过”返回“钮切换到列表界面。

单据头字段

差异凭证:当双方是差异账簿时,在凭证折算时只有差异凭证进行折算

数量调整:企业进行数量核算时,因正常折耗或赠品等原因,会涉及到只有数量但是没有金额的情况。此种情况下选择数量调整,可以只录入数量而不需录入金额。

凭证类别:您可选择凭证类别。在财务会计基础档案及规则中,您可事先对各类凭证类别设置一定的约束规则,这类规则 凭证在制单时将执行符合性校验;

单据主体字段

科目:参照会计科目,按照会计科目最新版本显示,您可以模糊输入,但不能选择非末级科目录入数据。 若所选科目携带有“发生额方向控制和”或“余额方向控制”,则凭证各分录录入后保存时,将根据总账参数“Gl094制单是否逐分录对科目的余额进行控制”的选项值 而进行科目发生方向和余额方向满足度校验(发生额方向控制指金额要录入到和科目方向相同的方向,不允许在科目相反方向录入金额;余额控制指科目最终的余额不能在科目相反的方向)。

辅助核算:若当前科目带有辅助核算属性,则系统自动显示科目所属的辅助核算,您也可在录入的过程中选多个辅助核算,多选完毕显示多条分录。 辅助核算的录入受到会计科目设置时辅助核算子表中的“允许为空”、“允许录入非末级”、“余额方向控制”,及“汇总打印”等项取值的影响 ;且辅助核算录入时还要受交叉校验规则约束,缩小辅助核算选择范围。 辅助核算录入通过所有校验保存后,显示于单据尾部。

组织本币(借方)/组织本币(贷方):指核算账簿上的本币,按照“原币*(或%)组织本币汇率=组织本币”计算获得,组织本币汇率默认为账簿上指定的汇率方案。凭证保存时默认进行组织本币借贷方的平衡校验。

全局本币(借方)/组织本币(贷方)方):;是全局默认的币种,由“原币*(或%全局本币汇率=全局本币”计算获得,全局本币汇率默认为全局汇率方案中指定的汇率,受“参数GL118 是否校验全局本币借贷平衡”的取值影响。

业务日期:业务日期记录实际业务发生的日期,需先在“定制”节点中设置该字段,并将设置结果分配到相应节点(如制单)和操作对象后才可看到;业务日期显示规则是:A、新增第一条分录的业务日期默认为制单日期,其它分录默认为与上一条分录业务日期相同;B、辅助信息的 “核销信息”中的“业务日期”,默认取该条分录的“业务日期”,可编辑,编辑后同步更改分录业务日期;C、辅助信息的“结算信息”中的“票据日期”,默认取该条分录的“业务日期”,可编辑。

凭证中录入了业务日期后,可在“序时账、三栏明细账、辅助明细账”等账表查询中调用“显示业务日期”的查询条件选项。

单据尾字段

结算方式/结算号/结算日期:填写银行存款科目的摘要时,可在弹出窗口中进行上述必输项设置,确认后显示于表尾。

数量/单价:填写相关核算的数量和单价,其中单价可由数量和金额反算得到。受“凭证数量为0是否可保存

原币/折本汇率/本币:若当前币种不是本位币,则原币、折本汇率、本币金额都允许录入。汇率从汇率表中自动获取,并按正算或反算的原则自动换算。

例如:计算公式为:A×B=C,则计算原如下: 正算:一般情况下,修改后A和B都进行正向计算;也有个别特例如下,当修改A或B为0时,不进行正向计算。 反算:修改C时,若A或B有一个不为0,则反算为0的数据;若A、B都为0,则不进行反算;若A、B都不为0,则不进行反算,同时计算折算误差(原币金额*折本汇率-本币金额)是否大于所选币种的最大折算误差〔从汇率设置中取到〕,如果大于最大折算误差,系统将提示超出误差,需将光标移到汇率、原币、或本币片按快捷键。如果不将折算误差修改正确,则不许凭证保存 。

按钮

凭证-现金流量分析:您可在制单时即时进行现金流量分析。该按钮的运用受参数“保存凭证时是否检查现金流量”、“现金流量是否校验原币金额”取值约束。

凭证-纠错:若在凭证审核时发现部分凭证错误,可将错误信息标注在凭证中;原凭证录入人员可在制单节点发现错误信息后进行纠错处理,将错误修改后再提供审核。

分录-即时核销:您可在凭证保存后即时进行往来核销处理,对包含设置为往来核销科目的凭证,可编辑该分录的业务日期和核销号,其中业务日期可用来标示具体的业务日期,核销号在往来核销时可据此进行核销。核销时受参数GL098“凭证保存时是否即时核销”的取值约束。

折算-即时折算:凭证折算给对方账簿,可在凭证制单完成后即时进行折算。

联查(单据/余额/序时账/预算/来源凭证/目的凭证):您可以执行凭证多种形式的联查,可以联查单据和账务数据。
联查单据:联查业务系统通过会计平台传送过来的单据,包含应收应付单、结算单、存货单据等;联查目的凭证:查询折算后凭证信息;
联查序时账:在凭证制单中,通过联查序时账来查看以前已完成的凭证情况;
联查预算:在凭证制单中,需要查询某个科目的预算发生额和控制额度情况,通过联查预算来完成;
联查来源凭证:折算后折算过去方查询折算方的凭证,可以查看凭证内容;联查目的凭证:查询折算后凭证信息。

常用凭证-周期凭证:调用并执行已定义的周期性凭证规则,取当前登录日期对应的会计期间直接执行,并把执行结果返回到当前凭证界面,在凭证保存前可编辑修改。

典型应用
如何增加凭证

进入凭证录入界面后,先选择凭证类别,选择后系统将自动生成一个新的凭证号。如果当前凭证附有原始凭证,可在“附单据数”下填写附带原始凭证的张数。

  1. 增加分录:系统始终在凭证最后显示一条空白分录,您可直接在该分录中录入数据即可。凭证分录主要由摘要、科目、发生金额组成。增加分录时按会计科目有“默认币种”属性生成币种默认值。当科目的“默认币种”为空时,取当前凭证类别的“默认币种”,若当前凭证类别无默认币种,则取当前主体账簿的本位币作为币种默认值。
  2. 插入分录:按〖增行〗可在当前光标所在行之前插入一条凭证分录。
  3. 删除分录:按〖删行〗可增加一条凭证分录。
  4. 保存凭证:凭证录入完毕后单击〖保存〗即可。
  5. 暂存凭证:若凭证录入过程中发现问题或凭证尚未完全录入完毕但需要退出“填制凭证”功能,又不希望由于退出造成已录数据的丢失,则可单击〖暂存〗暂时保存当前未录入完毕的凭证即可。
  6. 放弃保存:在增加凭证或修改凭证状态中,点击〖返回〗,系统提示是否保存当前增加或修改的内容,选择“否”即可。
  7. 复制分录:选择要复制的分录后,点击〖复制〗,然后将光标移到要粘贴的位置,点击〖粘贴〗,系统将已复制的分录插入到当前光标所在位置前。
  8. 批选择分录:当您要删除或复制一批分录时,可按如下方式选择分录:1)点击第一条分录,然后在按住[Shift]键的同时点击最后一条分录,即可选中这两条分录中的所有分录;2)按住[Ctrl]键的同时点击要选择分录,即选中所有点击的分录。 
  9. 自动显示借贷平衡差额 :在金额处按“=”,系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。例如:填制某张凭证时,前两笔分为借100,借200,在录入第三笔分录的金额时,将光标移到“贷方”处,按下“=”键,系统自动填写300。 
  10. 自动改变金额方向 :在金额处按空格键,即可自动调整当前分录的金额方向。 
  11. 录入科目辅助核算项内容:选择科目后,如果该科目设置了辅助核算,则系统可自动弹出辅助核算录入窗口,也可手动点击〖辅助核算〗参选按纽,在弹出的辅助核算录入窗口,选择辅助核算项内容,若设定了交叉检验规则,则可按规则自动缩小辅助核算项的范围。
  12. 录入结算信息、内部交易信息、核销信息、科目自由项、现金流量等信息:录入凭证时,内部交易、结算信息、现金流量信息、核销信息、科目自由项信息合并在“辅助信息”对话框中,可根据凭证表体格式设置情况进行自动弹出。当凭证表体定制中,选择“备注”列时,凭证可以自动弹出“辅助信息”对话框。其中,结算信息里的银行账号参照是新增内容。科目自由项相当于可以在制单时随时录入无参照档案的辅助核算信息。若科目为内部交易科目,则录入内部交易单位、业务号、业务日期等信息,并根据科目选项“内部交易信息是否必录”进行控制;如果不通过凭证定制的方式使“辅助信息”自动弹出,可手动点击凭证制单界面中〖分录〗菜单下的〖辅助信息〗按纽,在弹出的辅助信息对话框中录入相关信息。
  13. 联查预算:凭证制单时,选中某条分录,点击〖联查预算〗,即可查到该条分录的预算金额。若该张凭证尚未保存,联查到的 预算金额不包括当前分录金额。
  14. 联查序时账:凭证制单时,选中某条分录,点击〖联查序时账〗,可弹出序时账查询条件窗口,预置凭证日期所在期间、分录中的科目和辅助核算,点〖确定〗,即可将符合条件的序时账查询出来。
  15. 文档管理:在新增或修改凭证时使用,既可按凭证又可按分录绑定所附带的文件。
  16. 进行凭证即时折算:进入制单窗口,增加完凭证,点击〖即时折算〗,先弹出要求保存的提示信息,保存后,自动弹出目的账簿选择对话框 选择完毕后,点〖确定〗即进行相应凭证折算。
如何进行常用凭证的维护
  1. 增加:增加一张单据,点击〖常用凭证〗按钮下的〖维护常用〗,系统自动弹出〖常用凭证保存〗的界面,点〖增加〗在右侧输入常用凭证的分类名称,选择常用凭证分类的属性后点〖确定〗。
  2. 修改、删除:对已经保存的常用凭证分类项目还可以进行修改和删除,选择一条常用凭证分类,点击〖修改〗或〖删除〗,然后点〖确定〗完成当前操作。
  3. 移动:选择一条常用凭证项目,点〖移动〗再选择凭证分类,该凭证即可移动到新的分类项目之下。
  4. 覆盖:选择一条常用凭证项目,〖覆盖〗系统自动弹出“是否覆盖?”对话框,点〖确定〗完成覆盖操作。
如何调用常用凭证

点〖调用常用凭证〗,系统自动弹出“常用凭证加载”对话框,显示为当前操作员有权限的常用凭证,选择需要调用的常用凭证项目,点〖确定〗完成调用操作。

调用常用凭证时,如果当前业务有本币金额,系统分别按照分录返回原汇率;如果本币金额为0,则取汇率档案的汇率值。保存常用凭证时,系统会保存当前凭证的现金流量表项、银行账号信息、结算方式等,并将该信息计入现金流量以备分析。如该凭证修改或删除,现金流量同时对应做修改或删除处理 。

常见问题

作废凭证与删除凭证有何区别?

作废凭证后,该凭证仍然存在,在查询凭证时仍能看到,只是不再参与汇总记账,在任何查询总账数据的功能中不可见,该凭证的凭证号仍然被占用;删除凭证后,该凭证已不存在,不能在查询凭证中看到,也不可能参与汇总记账,该凭证的凭证号被空出。

凭证输入时支持哪些全键盘输入?

F1 帮助 在线帮助
F2 参照 光标所在字段的参照
F3 查询 账表及列表中调出查询条件窗
F5 Ctrl+N 增加 新增一张凭证或单据
F6 Ctrl+S 保存继续 保存单据、凭证或账表格式,继续录F7
Ctrl+E 修改 启动单据修改
Ctrl+R 刷新
Ctrl+Delete 删除 删除凭证
Ctrl+Q 取消 取消当前单据操作模式
F8 日历
F9 计算器
F10 弹出窗口的确认 在查询的对话窗口,等同如确认查参照对话框等同确认按钮。关闭参回送选中的参照项目,
F12 显示命令窗
Ctrl+I 增行 在单据和其他行录入界面操作时新增
Ctrl+D 删行 在单据和其他行录入界面操作时删除
Ctrl+A 全选 将凭证列表的所有记录全部置为已选
Ctrl+X 剪切 一般用于对单元格的操作
Ctrl+C 复制 一般用于对单元格的操作
Ctrl+V 粘贴 一般用于对单元格的操作
Ctrl+P 打印
Alt+G 保存常用 保存常用凭证
Alt+T 调用常用 调用常用凭证
Alt+C 复制 复制分录
Alt+V 粘贴 粘贴分录
Alt+O 确认 结算信息录入窗口,录入完毕后确认功能
Ctrl+F4 注销登录
ALT+F4 退出系统
F1 帮助 在线帮助
F2 参照 光标所在字段的参照
F3 查询 账表及列表中调出查询条件窗
F5 Ctrl+N 增加 新增一张凭证或单据
F6 Ctrl+S 保存继续 保存单据、凭证或账表格式,继续录F7
Ctrl+E 修改 启动单据修改
Ctrl+R 刷新
Ctrl+Delete 删除 删除凭证
Ctrl+Q 取消 取消当前单据操作模式
F8 日历
F9 计算器
F10 弹出窗口的确认 在查询的对话窗口,等同如确认查参照对话框等同确认按钮。关闭参回送选中的参照项目,
F12 显示命令窗
Ctrl+I 增行 在单据和其他行录入界面操作时新增
Ctrl+D 删行 在单据和其他行录入界面操作时删除
Ctrl+A 全选 将凭证列表的所有记录全部置为已选
Ctrl+X 剪切 一般用于对单元格的操作
Ctrl+C 复制 一般用于对单元格的操作
Ctrl+V 粘贴 一般用于对单元格的操作
Ctrl+P 打印
Alt+G 保存常用 保存常用凭证
Alt+T 调用常用 调用常用凭证
Alt+C 复制 复制分录
Alt+V 粘贴 粘贴分录
Alt+O 确认 结算信息录入窗口,录入完毕后确认功能
Ctrl+F4 注销登录
ALT+F4 退出系统
Tab 焦点正向移动 仅限于凭证头
Shift+Tab 焦点逆向移动 从凭证表体到凭证表头、凭证表头之间各录入项目中 逆向移动
Enter 焦点正向移动 从凭证表头到凭证表体、凭证表体之间各单元从左到右

相关术语

差异凭证     核算账簿     辅助核算    

相关操作

参数设置     凭证类别     科目体系     会计科目     现金流量项目     交叉校验规则     资金计划项目     会计辅助核算项目