单据卡片界面根据其表体字段性质分为六个页签:合同基本页签、合同条款页签、合同费用页签、合同大事记页签、变更历史页签和执行过程页签。其中合同基本页签主要用于描述物料的数量、价格等信息;合同条款页签主要用于记录双方达成一致的合同条款信息;合同费用信息,用来记录与合同相关的费用信息;合同大事记,则记录合同签订、执行过程中的重大事项;变更历史,记录合同生效后由于各种原因合同发生变更的历史情况;执行过程,系统自动记录的生效、冻结、解冻和终止日期信息。
表头
字段
合同类型:合同的交易类型,用来定义合同的一些关键信息,如:是物料合同还是物料分类合同,对下游的订单是严格控制,还是不控制,是否控制下游订单的价格等等。合同类型取值不能选择属性“总括订单”为是的交易类型,否则性质就等同于总括订单而不是采购合同的,且会决定后续的操作功能的不同。
付款协议:规定向供应商付款的比例、期限等,是后续形成付款计划的基础。
预付款限额:规定本合同向供应商预付款的最大额度,和对应财务组织参数:“AP17是否进行采购的预付款控制”结合使用。
已生成订单量作为合同执行:如果在合同签订之前,已经生成部分采购订单,同时希望将这些订单作为合同的执行,则可以勾选该字段,系统会自动在合同与采购订单间建立关联。适用于根据请购单、价格审批单生成采购合同,而请购单、价格审批单的来源请购单,已存在后续的采购订单的情况。
合同状态:合同在整个生命周期内有多种状态:自由、生效、审批中、审批未通过、冻结、终止。随着合同的签订、审批、执行,合同的状态也会发生变化。合同失效是指当前日期已经超过合同规定的效期,则自动失效;合同冻结适用于合同因为某种原因需要暂时终止执行,当达到某种条件时,可以解冻继续执行;合同终止是指合同因为某种原因,比如:质量,在没有到达合同失效时间就终止执行,以后也不会被执行。
“合同基本”页签
字段
物料名称、物料分类名称:采购合同中指明的具体的采购物料,是物料合同还是物料分类合同,由合同的交易类型定义;
单位:物料用来计价的计量单位,其他字段如:数量、含税价、无税价都是针对单位而言。
财务组织:参照合同付款,付款财务组织需要单独指定,如果合同的主组织采购组织同时又是财务组织,则默认为合同的主组织。
按钮
执行—生效:生效也就意味着,合同已经是具有法律效力的文本,双方必须按照合同规定的责权去履行自已的责任,因此企业对于合同的生效都非常慎重。产品仅支持手工生效。只有生效的合同,才能够进行后续的业务,比如:按照合同采购、付款等。
执行—冻结:合同因为某种原因需要暂时终止执行,那么可以通过〖冻结〗按钮,使得该合同不可继续执行,已经存在的采购订单、付款还可以继续做。当达到某种条件时,可以通过〖解冻〗按钮,合同恢复生效状态,继续执行;
执行—终止:合同因为某种原因,比如:供应商的产品质量不能达到要求,为了避免更大的损失,需要终止合同的执行。可以通过按钮〖终止〗在没有到达合同失效时间就终止执行,以后也不会被执行。可通过〖取消终止〗来结束终止状态。
执行—变更:在合同执行过程中,双方协商后对合同的条款、费用、供货等进行变更,系统会将变更过程、变更内容进行记录。可通过〖辅助功能〗-〖变更历史〗进行查询。
付款计划:合同生效后自动根据付款协议生成付款计划,该计划按照付款协议的付款期,拆分为付款计划的多行,并自动计算每期的付款金额。通过付款计划,可做付款申请,或直接对供应商付款。合同交易类型属性“总括订单”为是时,此按钮不可用。
发布:发布到电子商务门户。
辅助功能—合同控制范围:合同编辑或者合同生效后终止前,均可编辑合同控制范围。对于统签的合同,或者框架协议等,就可以通过设定合同控制范围,来达到集团统一签订合同,分公司按照合同规定的条款、价格采购指定物品,来保证采购物品的质量、服务,以及降低成本的目的。合同交易类型属性“总括订单”为是时,此按钮不可用。
辅助功能—结构化附件管理:点击后弹出半结构化文档附件管理界面。若预置了合同的半结构化输出模板,在选中该输出模板后,点击〖半结构化输出〗按钮,会将合同内容以选中模板格式,输出为word文档。
联查—付款执行情况:采购合同的付款执行情况,可以将合同的价税合计、累计付款金额、累计应付金额、应付余额、未核销金额、合同应付款等数据展现出来,便于财务人员及时了解合同的财务状况,做相应处理。
联查—联查价格明细:选中表体行后点击该按钮,显示该行所对应的详细的价格信息表,其实就是在功能点『合同价格信息』表中展现。此功能可操作的前提是该表体行字段【合同价格信息】非空。合同交易类型属性“总括订单”为是时,此按钮不可用。
关联合同:在编辑态下显示,只有当合同交易类型属性“总括订单”为是时,此按钮才可用。